Kebijakan Pengarsipan Elektronik (Electronic Archiving Policy)

Majalah Ilmiah METHODA berkomitmen untuk menjaga ketersediaan, keutuhan, keamanan, dan aksesibilitas jangka panjang terhadap seluruh karya ilmiah yang diterbitkan secara elektronik. Pengarsipan elektronik merupakan bagian penting dari upaya pelestarian dan penyebarluasan pengetahuan ilmiah secara berkelanjutan.

Kebijakan ini menjadi pedoman bagi pengelola Majalah Ilmiah METHODA dalam mengelola, menyimpan, melindungi, serta memelihara dokumen publikasi dan metadata elektronik agar tetap dapat ditemukan, diakses, dan dimanfaatkan oleh masyarakat akademik.

1. Tujuan Pengarsipan Elektronik

Kebijakan pengarsipan elektronik Majalah Ilmiah METHODA bertujuan untuk:

1. Menjamin keberlanjutan akses terhadap artikel dan terbitan ilmiah yang telah dipublikasikan.
2. Memelihara keutuhan, keaslian, dan keterlacakan dokumen publikasi elektronik.
3. Mendukung penyimpanan dan pengelolaan metadata serta identitas bibliografis artikel.
4. Mengurangi risiko kehilangan data akibat gangguan perangkat keras, perangkat lunak, kesalahan operasional, atau gangguan keamanan.
5. Mendukung pelestarian karya ilmiah sebagai bagian dari rekam pengetahuan akademik untuk kepentingan generasi mendatang.
6. Menjaga kesinambungan layanan publikasi elektronik dan kemudahan penelusuran arsip jurnal.

2. Sistem Pengarsipan Publikasi

Majalah Ilmiah METHODA menggunakan Open Journal Systems (OJS) sebagai platform pengelolaan naskah, penerbitan, dan penyediaan akses terhadap publikasi ilmiah secara elektronik.

Artikel yang telah diterbitkan dikelompokkan berdasarkan volume, nomor, dan tahun penerbitan. Setiap terbitan disajikan melalui halaman arsip jurnal untuk mempermudah pembaca dalam menelusuri dan memperoleh dokumen ilmiah yang dibutuhkan.

Arsip publikasi dapat diakses melalui: Archives - Majalah Ilmiah METHODA .

3. Dokumen dan Metadata yang Diarsipkan

Pengarsipan elektronik mencakup dokumen artikel yang telah diterbitkan beserta informasi bibliografis yang relevan. Data yang menjadi bagian dari arsip publikasi meliputi:

• Judul artikel ilmiah.
• Nama penulis dan informasi afiliasi.
• Abstrak dan kata kunci artikel.
• Nama jurnal, volume, nomor, dan tahun penerbitan.
• Tanggal publikasi artikel.
• Halaman artikel atau identitas artikel yang digunakan.
• Digital Object Identifier (DOI), apabila tersedia.
• Dokumen artikel dalam format elektronik, termasuk PDF.
• Informasi bibliografis dan metadata pendukung lainnya.

Dokumen editorial yang bersifat internal, termasuk hasil penelaahan dan komunikasi editorial, dikelola sesuai ketentuan kerahasiaan dan pembatasan akses yang berlaku pada jurnal.

4. Penyimpanan dan Pencadangan Data

Untuk mengurangi risiko kehilangan data, pengelola Majalah Ilmiah METHODA menetapkan kebutuhan pencadangan data secara berkala dan terdokumentasi sebagai bagian dari tata kelola sistem penerbitan elektronik.

Prosedur pencadangan perlu mencakup:

1. Basis data OJS yang menyimpan informasi naskah dan metadata publikasi.
2. Berkas artikel yang telah diterbitkan dan dokumen elektronik pendukung.
3. Konfigurasi sistem yang diperlukan untuk pemulihan operasional jurnal.
4. Penyimpanan salinan cadangan pada lokasi atau media yang terlindungi.
5. Pembatasan akses terhadap data cadangan hanya kepada personel yang berwenang.
6. Pengujian pemulihan data secara berkala untuk memastikan cadangan dapat digunakan apabila diperlukan.

Jadwal pencadangan, media penyimpanan, masa retensi, serta prosedur pemulihan ditetapkan dalam ketentuan operasional pengelolaan sistem jurnal.

5. Pelestarian Digital Jangka Panjang

Majalah Ilmiah METHODA mendukung pengembangan strategi pelestarian digital jangka panjang (long-term digital preservation) untuk memastikan karya ilmiah tetap tersedia meskipun terjadi perubahan teknologi, migrasi platform, atau gangguan layanan elektronik.

Pengelola jurnal dapat mengevaluasi pemanfaatan mekanisme preservasi digital yang relevan, antara lain:

• LOCKSS (Lots of Copies Keep Stuff Safe): Pendekatan preservasi yang memanfaatkan salinan konten digital pada sejumlah sistem penyimpanan yang berpartisipasi.
• CLOCKSS (Controlled LOCKSS): Layanan preservasi digital kolaboratif untuk mendukung keberlanjutan akses terhadap publikasi ilmiah.
• PKP Preservation Network (PKP PN): Jaringan preservasi yang dikembangkan untuk membantu pelestarian jangka panjang konten jurnal yang menggunakan OJS, sesuai persyaratan keikutsertaannya.

Penyebutan layanan tersebut merupakan bagian dari pilihan strategi preservasi yang dapat dipertimbangkan dan tidak menyatakan bahwa Majalah Ilmiah METHODA telah terdaftar atau aktif menggunakan seluruh layanan tersebut.

6. Akses terhadap Arsip Publikasi

Artikel yang telah diterbitkan dapat ditelusuri dan diakses melalui situs resmi Majalah Ilmiah METHODA sesuai dengan kebijakan akses, hak cipta, dan lisensi publikasi yang berlaku.

Pembaca dapat mengakses terbitan terdahulu melalui halaman arsip jurnal tanpa harus melakukan pengiriman naskah atau mengikuti proses editorial.

Alamat arsip publikasi:
https://ejurnal.methodist.ac.id/index.php/methoda/issue/archive

7. Keamanan dan Integritas Arsip

Pengelola Majalah Ilmiah METHODA bertanggung jawab untuk menjaga keamanan dan integritas arsip digital melalui penerapan pengendalian akses dan prosedur pemeliharaan sistem elektronik yang sesuai.

Upaya perlindungan arsip meliputi:

• Pengelolaan akun dan hak akses administratif.
• Pemutakhiran perangkat lunak dan komponen sistem OJS.
• Pencegahan terhadap perubahan data yang tidak sah.
• Pencadangan dan pemulihan data apabila terjadi gangguan.
• Pemeliharaan konsistensi metadata dan dokumen publikasi.
• Pencatatan perubahan publikasi sesuai kebijakan editorial.

Perubahan terhadap artikel yang telah diterbitkan, termasuk koreksi, penarikan kembali, atau pembaruan informasi publikasi, harus dilakukan secara transparan sesuai kebijakan koreksi dan penarikan artikel.

8. Tanggung Jawab dan Evaluasi Kebijakan

Pengelola Majalah Ilmiah METHODA bertanggung jawab menetapkan, melaksanakan, memantau, dan mengevaluasi kebijakan pengarsipan elektronik secara berkelanjutan.

Evaluasi dilakukan untuk memastikan keberlangsungan akses publikasi, keutuhan dokumen, keamanan data, serta kesesuaian prosedur pengarsipan dengan perkembangan teknologi dan praktik penerbitan ilmiah.

Electronic Archiving

Electronic Archiving Policy

Majalah Ilmiah METHODA is committed to maintaining the availability, integrity, security, and long-term accessibility of scholarly works published electronically.

Electronic archiving is an essential component of the journal's commitment to preserving and disseminating scientific knowledge. This policy provides a framework for managing, storing, protecting, and maintaining electronic publications and their associated metadata.

1. Objectives of Electronic Archiving

The electronic archiving policy aims to:

1. Ensure continued access to published scholarly articles and journal issues.
2. Preserve the integrity, authenticity, and traceability of electronic documents.
3. Support the preservation of publication metadata and bibliographic identifiers.
4. Reduce the risk of data loss caused by hardware failures, software problems, operational errors, or security incidents.
5. Contribute to the long-term preservation of scholarly knowledge for future generations.
6. Maintain reliable electronic publishing services and facilitate access to journal archives.

2. Publication Archiving System

Majalah Ilmiah METHODA uses Open Journal Systems (OJS) as its electronic manuscript management and publishing platform.

Published articles are organized by volume, issue, and publication year. Each issue is accessible through the journal's archive page, allowing readers to locate and retrieve scholarly publications.

The journal archives are available at: Majalah Ilmiah METHODA Archives .

3. Archived Documents and Metadata

Electronic archiving covers published article files and associated bibliographic information, including:

• Article titles.
• Author names and affiliations.
• Abstracts and keywords.
• Journal title, volume, issue, and publication year.
• Article publication dates.
• Page ranges or article identifiers.
• Digital Object Identifiers (DOIs), where available.
• Electronic article files, including PDF documents.
• Other relevant bibliographic metadata.

Confidential editorial documents, including peer-review records and editorial correspondence, are managed according to applicable confidentiality and access control policies.

4. Data Storage and Backup

To minimize the risk of data loss, the journal recognizes the importance of implementing documented and periodic data backup procedures as part of its electronic publishing management.

Backup procedures should include:

1. OJS databases containing manuscript and publication metadata.
2. Published article files and supporting electronic documents.
3. System configurations necessary for service recovery.
4. Secure storage of backup copies.
5. Restricted access to backup data by authorized personnel.
6. Periodic restoration testing to verify backup reliability.

Backup frequency, storage arrangements, retention periods, and restoration procedures are determined by the journal's operational management policies.

5. Long-Term Digital Preservation

Majalah Ilmiah METHODA supports the development of long-term digital preservation strategies to maintain the availability of scholarly publications despite technological changes, platform migration, or interruptions to electronic services.

The journal may evaluate relevant digital preservation mechanisms, including:

• LOCKSS (Lots of Copies Keep Stuff Safe): A distributed digital preservation approach that maintains copies of scholarly content across participating systems.
• CLOCKSS (Controlled LOCKSS): A collaborative preservation service designed to support the long-term availability of scholarly publications.
• PKP Preservation Network (PKP PN): A preservation network designed to support long-term archiving of scholarly journals using OJS, subject to its eligibility and participation requirements.

References to these preservation services indicate potential preservation strategies and do not imply that Majalah Ilmiah METHODA is currently registered with or actively participating in all of these services.

6. Access to Published Archives

Published articles can be located and accessed through the official Majalah Ilmiah METHODA website, subject to the journal's applicable access, copyright, and licensing policies.

Readers can browse previous issues through the journal archive without participating in the manuscript submission or editorial process.

Publication Archive URL:
https://ejurnal.methodist.ac.id/index.php/methoda/issue/archive

7. Archive Security and Integrity

The journal management is responsible for safeguarding the security and integrity of digital archives through appropriate access controls and electronic system maintenance.

Archive protection measures include:

• Management of administrative accounts and access privileges.
• Maintenance and updating of OJS software components.
• Protection against unauthorized changes to archived records.
• Data backup and recovery procedures.
• Maintenance of publication metadata consistency.
• Transparent documentation of publication changes.

Any modifications to published scholarly records, including corrections, retractions, or metadata updates, must follow the journal's applicable correction and retraction policy.

8. Policy Responsibility and Evaluation

The management of Majalah Ilmiah METHODA is responsible for establishing, implementing, monitoring, and periodically evaluating electronic archiving procedures.

Evaluations are intended to ensure continued access to scholarly publications, document integrity, data security, and compliance with evolving digital publishing and preservation practices.